Das Wichtigste in Kürze
- Transparenz und Kommunikation: Eine erstklassige Sicherheitsfirma kommuniziert offen über Budgets und den Leistungsumfang ihrer Dienstleistungen.
- Nachweisbare und glaubwürdige Referenzen: Zuverlässige Sicherheitsunternehmen können nachweisbare Erfolge und glaubwürdige Referenzen vorweisen.
- Fachwissen und Prozesse: Eine führende Security-Firma verfügt über umfangreiches Fachwissen und gut etablierte Prozesse, um Sicherheitsrisiken effektiv zu identifizieren und zu minimieren.
- Vermeidung typischer Fehler: Verlassen Sie sich nicht nur auf Bestenlisten oder unrealistische Versprechungen. Achten Sie auf individuelle Anforderungen und nachweisbare Erfolge.
3 kritische Fehler bei der Anbieterauswahl
Fehler #1 – Blindes Vertrauen auf Bestenlisten
Für Kunden ist der Security-Markt äußerst undurchsichtig. Und was tun Sie, wenn die Auswahl riesig und das eigene Hintergrundwissen überschaubar ist? Sie suchen nach Bestenlisten. Es ist verlockend, sich auf Top-Bestenlisten oder Rankings zu verlassen, um eine Sicherheitsfirma auszuwählen. Diese Listen versprechen, die besten Unternehmen in der Branche aufzulisten und können auf den ersten Blick eine einfache Lösung sein. “Das wird schon seine Gründe haben” glauben Kunden. Sie glauben, diese vermeintlichen Bestenlisten und Vergleiche seien von Experten erstellt worden, die Sicherheitsdienstleister auf Herz und Nieren geprüft haben. Dem ist leider nicht so.
Bestenlisten werden von Marketing-Agenturen erstellt, die keinerlei Security-Expertise besitzen. Ihre Kriterien sind Umsatz, Mitarbeiterzahl, Anzahl der Kunden oder Branchenbewertungen – Faktoren, die nichts über operative Kompetenz aussagen. Ein großes Unternehmen mit hohem Umsatz ist nicht automatisch der richtige Partner für Ihre spezifischen Anforderungen. Bestenlisten zeigen oft nur eine begrenzte Anzahl von Unternehmen auf, die möglicherweise gar nicht die volle Bandbreite an verfügbaren Lösungen repräsentieren. Es besteht also die Gefahr, dass vielversprechende Unternehmen, die möglicherweise besser zu Ihren Anforderungen passen übersehen werden.
Konkret bedeutet das: Ein Sicherheitsdienst mit tausenden Mitarbeitern und exzellentem Airport-Security Portfolio ist nicht automatisch die beste Wahl für ihre Produktionsanlage. Ein Anbieter mit Schwerpunkt Retail-Sicherheit bringt nicht zwangsläufig die Erfahrung für komplexe Werkschutz-Anforderungen mit. Größe und Reputation garantieren nicht das ein Dienstleister auch zu Ihren Anforderungen passt.
Was stattdessen hilft: Recherchieren Sie gezielt nach Anbietern mit Erfahrung in Ihrer Branche. Fragen Sie nach konkreten Referenzen aus vergleichbaren Kontexten – nicht nach allgemeinen Kundenlisten.
Fehler #2 – Vernachlässigung individueller Anforderungen
Jedes Unternehmen hat einzigartige und individuelle Sicherheitsanforderungen. Ein Produktionsstandort benötigt andere Konzepte als ein Bürogebäude. Ein Logistikzentrum mit 24/7-Betrieb hat andere Herausforderungen als ein Einzelhandelsgeschäft.
Dennoch präsentieren viele Anbieter Standardpakete: „Objektschutz“, „Empfangsdienst“, „Baustellenbewachung“. Diese Pakete ignorieren die entscheidenden Details: Welche Zugangsbereiche existieren? Welche technischen Systeme sind vorhanden? Wie sind Schnittstellen zu internen Prozessen?
Konkret bedeutet das: Ein Anbieter, der im Erstgespräch nur über Stundensätze und Personaleinsatz spricht, denkt nicht in Lösungen. Ein kompetenter Dienstleister stellt Fragen: Welche Bereiche sind besonders sensibel? Welche Vorfälle gab es in der Vergangenheit? Welche internen Abläufe sind betroffen?
Was stattdessen hilft: Definieren Sie Ihre Anforderungen schriftlich, bevor Sie Angebote einholen. Welche konkreten Aufgaben soll der Sicherheitsdienst übernehmen? Welche Qualifikationen werden benötigt? Welche Schnittstellen zu internen Abteilungen existieren?
Fehler #3 – Nur auf den Preis achten
Ein häufiger Fehler ist, die Entscheidung ausschließlich auf den Preis zu stützen. Niedrige Kosten können auf unzureichend qualifiziertes Personal, schlechte Ausrüstung oder mangelnde Erfahrung hindeuten. Stattdessen sollten Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis bewerten. Achten Sie auf die Zertifizierungen, die Erfahrung der Mitarbeiter und die Reputation des Unternehmens.
Konkret bedeutet das: Ein Anbieter, der für qualifizierten Objektschutz deutlich weniger verlangt als der kann tarifliche Mindestlöhne kaum einhalten. Die Differenz wird durch prekäre Beschäftigung oder unzureichende Qualifikation kompensiert.
Was stattdessen hilft: Bewerten Sie Preis-Leistung, nicht nur Preis. Welche Leistungen sind im Angebot enthalten? Gibt es transparente Service Level Agreements? Sind Ausfallzeiten definiert? Wie wird Qualität gesichert?
Der strukturierte Auswahlprozess: In drei Schritten zum richtigen Partner
Eigentlich ist glasklar, was man sich von einem Sicherheitsdienst wünschen würde:
- Expertise
- Vertrauenswürdigkeit
- Professionalität
- Nachhaltigkeit
- Kreativität
- ständige Weiterbildung
Doch ist die Frage, wie sich die Spreu vom Weizen trennen lässt.
Als Kunde möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Sicherheitsdienst als verlängerter Arm Ihres Unternehmens agiert. Die von Ihnen beauftragte Security-Firma repräsentiert Ihre Werte nach außen und handelt stets in Ihrem besten Interesse, sei es bei der Zugangskontrolle, dem Personenschutz oder der Absicherung von Objekten.
Bleibt also die Frage: Was können Sie aktiv tun, wenn Sie einen Security-Dienstleister suchen, der alle oben genannten Eigenschaften mitbringt?
#1 Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen
Im ersten Schritt definieren Sie klare Ziele und Ihre Anforderungen. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen Ihre Sicherheitsanforderungen zu definieren:
Operative Anforderungen:
- Was sind Ihre spezifischen Sicherheitsanliegen und -ziele?
- Welchen Bedrohungen und Risiken sind Sie oder Ihr Unternehmen ausgesetzt?
- Welche Objekte/Bereiche/Vermögenswerte müssen geschützt werden?
- Welche Zeiten müssen abgedeckt werden? (24/7, Nachtdienst, Wochenenden?)
- Welche konkreten Aufgaben fallen an? (Zugangskontrollen, Kontrollgänge, Alarmreaktion?)
- Welche Werkzeuge, Ausrüstungen oder Technologien könnten erforderlich sein? (Videoüberwachung, Zutrittskontrolle?)
Qualifikationsanforderungen:
- Welche Zertifikate sind erforderlich? (Sachkundeprüfung § 34a GewO, Brandschutzhelfer?)
- Werden Sprachkenntnisse benötigt?
- Sind branchenspezifische Kenntnisse notwendig?
Schnittstellen und Prozesse:
- Wie sind Abläufe mit internen Abteilungen (Facility, IT, HR)?
- Wer ist Ansprechpartner auf Kundenseite?
- Wie sollen Vorfälle dokumentiert und kommuniziert werden?
Budget und Vertragslaufzeit:
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Welche Vertragslaufzeit ist sinnvoll?
- Gibt es saisonale Schwankungen im Bedarf?
Diese Fragen sollen Ihnen helfen effektiv mit potentiellen Security Firmen zu sprechen und deren Angebote zu bewerten.
#2 Erstellen Sie eine kleine Liste mit spezialisierten Sicherheitsdienstleistern und führen Sie Gespräche
Sie suchen eine Security-Firma, die ihr Handwerk versteht und von der Einstellung und vom Ansatz zu Ihnen oder Ihrem Unternehmen passt. Damit der gesamte Prozess nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, ist es sinnvoll, 3-5 Unternehmen basierend auf Ihrer Reputation und der Firmenwebsite auszuwählen. Achten Sie dabei auf:
Branchenerfahrung: Hat der Anbieter vergleichbare Objekte betreut? Ein Dienstleister mit Schwerpunkt Einzelhandel ist nicht automatisch kompetent für Industrieanlagen.
Zertifizierungen: Ist der Anbieter nach DIN 77200 zertifiziert? Diese Norm definiert Qualitätsstandards für Sicherheitsdienstleistungen und ist ein Indikator für dokumentierte Prozesse.
Regionale Präsenz: Hat der Anbieter Personal in Ihrer Region? Lange Anfahrten erhöhen Kosten und reduzieren Reaktionsfähigkeit.
Referenzen: Kann der Anbieter konkrete Referenzen aus Ihrer Branche nennen? Fragen Sie nach Ansprechpartnern – nicht nur nach Namen.
Führen Sie mit jedem Anbieter mindestens zwei Gespräche:
Erstes Gespräch – Bedarfsanalyse: Ein kompetenter Anbieter stellt Fragen, bevor er Lösungen präsentiert. Achten Sie darauf, ob der Gesprächspartner Ihre spezifischen Anforderungen versteht oder Standardlösungen präsentiert.
Gute Fragen eines kompetenten Anbieters:
- Welche Sicherheitsvorfälle gab es in der Vergangenheit?
- Welche Bereiche sind besonders sensibel?
- Wie sind interne Prozesse organisiert?
- Welche technischen Systeme existieren?
- Wer ist interner Ansprechpartner für Sicherheitsfragen?
Zweites Gespräch – Konzeptvorstellung: Der Anbieter präsentiert ein konkretes Sicherheitskonzept basierend auf Ihren Anforderungen. Bewerten Sie:
- Ist das Konzept auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten?
- Werden Risiken strukturiert bewertet?
- Gibt es klare Prozesse für Einarbeitung, Qualitätssicherung, Vorfallsmanagement?
- Sind Verantwortlichkeiten definiert?
Gute Fragen an ein Security-Unternehmen können sein:
Zu Personal und Qualifikation:
- Wie werden Mitarbeiter rekrutiert und geschult?
- Welche Qualifikationen haben die eingesetzten Kräfte?
- Wie wird Fluktuation kompensiert?
- Wie läuft die Einarbeitung für standortspezifische Anforderungen?
Zu Prozessen und Qualität:
- Wie werden Vorfälle dokumentiert und kommuniziert?
- Welche Service Level Agreements (SLAs) bieten Sie?
- Wie wird Qualität gemessen und sichergestellt?
- Wer ist 24/7-Ansprechpartner bei Notfällen?
- Haben Sie Erfahrung in meiner/ihrer spezifischen Branche?
- Wie würden Sie unser Projekt in groben Zügen angehen?
Zu Technik und Integration:
- Wie integrieren Sie bestehende Sicherheitstechnik?
- Welche Tools nutzen Sie für Reporting und Dokumentation?
- Wie erfolgt die Alarmverifikation?
Zu Vertrag und Konditionen:
- Welche Kündigungsfristen gelten?
- Wie werden zusätzliche Leistungen abgerechnet?
- Gibt es versteckte Kosten?
#3 Wählen Sie den richtigen Sicherheitsdienst basierend auf 4 Faktoren
Selbstverständlich, Sympathie spielt eine große Rolle, wenn Sie Ihre neue Security-Firma auswählen – schließlich werden sie dauerhaft zusammenarbeiten. Doch auch wenn das Menschliche stimmt, müssen Leistung und Ergebnis überzeugen die obigen Fragen und konkrete Angebote der Security-Dienstleister helfen dabei die Security Services zu bewerten.
Der Preis: Natürlich wollen Kunden immer so wenig wie möglich und so viel wie nötig für eine Leistung bezahlen. Das Problem ist nur, dass günstige Security in der Regel nur eine Ausgabe ist aber wenig Mehrwert liefert. Investieren Sie angemessen in Sicherheit, um langfristig Kosten zu sparen und potentielle Risiken zu minimieren. Es ist ratsam eine Sicherheitslösung zu wählen, die nicht nur den aktuellen Bedarf deckt, sondern auch zukünftige Risiken berücksichtigt und angemessene Sicherheit bietet, um potentielle und reputationsbezogene Schäden zu vermeiden.
Zuverlässigkeit und Fachkompetenz des Personals: Ein wesentlicher Faktor ist die Qualität des Sicherheitspersonals des Dienstleisters. Es sollte gut ausgebildet, erfahren und zuverlässig sein, um effektiv auf Sicherheitsvorfälle reagieren zu können. Dies umfasst Fähigkeiten wie Konfliktlösung, Erste Hilfe und effiziente Kommunikation.
Qualität der Sicherheitsmaßnahmen und Technologie: Ein Sicherheitsdienstleister sollte über angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Technologien verfügen, um die geschützten Bereiche effektiv zu überwachen und zu schützen. Neben der Installation von Überwachungskameras, Alarmanlagen und Systemen zur Zutrittskontrolle können bereits heute Überwachungsroboter und künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt werden. Digitalisierung und modernen Lösungen sparen Zeit, reduzieren somit kostenintensives Personal und vermeiden Falschalarme, was zu einer effizienteren und kosteneffektiveren Sicherheitsstrategie führen kann.
Kundenspezifische Anpassung und Flexibilität: Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Sicherheitsanforderungen und -präferenzen. Daher ist es wichtig, dass der Sicherheitsdienstleister in der Lage ist, seine Sicherheitsdienste entsprechend anzupassen und flexibel auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen. Dies kann maßgeschneiderte Sicherheitspläne, spezielle Patrouillenrouten oder andere kundenspezifische Anforderungen umfassen.
Fünf Merkmale kompetenter Sicherheitsdienstleister
1. Strukturierte Risikoanalyse statt Standardlösungen
Ein professioneller Anbieter beginnt nicht mit Personaleinsatz und Stundensätzen, sondern mit Risikoanalyse. Welche Bedrohungen sind realistisch? Welche Assets sind besonders schützenswert? Wo entstehen Sicherheitslücken?
Beispiel Produktionsstandort: Ein Metallverarbeitungsbetrieb benötigt differenzierte Konzepte für Produktionsbereiche (Diebstahlschutz), Verwaltung (Zugangsmanagement) und Außenanlagen (Vandalismus-Prävention). Ein kompetenter Anbieter entwickelt für jeden Bereich spezifische Maßnahmen.
2. Transparente Prozesse für Personalmanagement
Sicherheitsdienstleistungen sind personalintensiv. Die größte operative Herausforderung ist nicht die Konzeption, sondern die konsistente Umsetzung über Monate – trotz Urlaub, Krankheit, Fluktuation.
Ein professioneller Anbieter hat dokumentierte Prozesse für:
- Rekrutierung und Qualifikationsprüfung
- Einarbeitung für standortspezifische Anforderungen
- Vertretungsplanung bei Ausfällen
- Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen
Woran man das erkennt: Fragen Sie, wie Personalausfälle innerhalb von 24 Stunden kompensiert werden. Ein kompetenter Anbieter kann das konkret beschreiben.
3. Technologische Integration
Moderne Sicherheitskonzepte verbinden Personal mit Technik. Videoüberwachung, Zutrittskontrolle und Alarmsysteme müssen nahtlos in operative Prozesse integriert sein.
Ein professioneller Anbieter:
- Kann bestehende Systeme analysieren und integrieren
- Nutzt digitale Tools für Reporting und Vorfallsdokumentation
- Setzt auf Echtzeitkommunikation zwischen Leitstelle und Personal
Beispiel: Ein Sicherheitsmitarbeiter erhält bei Alarm nicht nur eine Meldung, sondern direkten Zugriff auf Kamerabilder, Zugangshistorie und Kontaktdaten des Objektverantwortlichen.
4. Nachweisbare Branchenerfahrung
Sicherheitsanforderungen unterscheiden sich erheblich zwischen Branchen. Ein Anbieter mit Schwerpunkt Veranstaltungsschutz ist nicht automatisch kompetent für Industrieobjekte.
Konkrete Fragen:
- Welche vergleichbaren Objekte betreuen Sie aktuell?
- Können Sie Referenzen aus unserer Branche nennen?
- Welche branchenspezifischen Herausforderungen kennen Sie?
5. Dokumentierte Qualitätssicherung
Qualität entsteht nicht zufällig, sondern durch systematische Prozesse. Ein professioneller Anbieter kann beschreiben:
- Wie werden Leistungen gemessen? (KPIs, Vorfallsstatistiken)
- Wie werden Mitarbeiter bewertet und weiterentwickelt?
- Wie werden Kundenfeedbacks systematisch erfasst?
Woran man das erkennt: Ist der Anbieter nach DIN 77200 zertifiziert? Gibt es regelmäßige Qualitätsberichte? Werden Vorfälle strukturiert ausgewertet?